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서류 및 이메일 정보 관리 방법

서류 정리의 4단계(TRAF 시스템)

  1. 서류에 관심이 없는가? 그러면 버린다.(Toss)
  2. 다른 동료에게 도움이 되는가? 그러면 전달한다.(Refer)
  3. 처리하기를 원하는가? 그러면 지금 처리한다.(Act on)
  4. 나중에 한 번 더 봐야 하는가? 그러면 찾기 쉽게 파일한다.(File)

이메일 관리의 4가지 비법

  1. 전체 메시지를 한 줄의 주제문으로 압축하라
  2. 상사, 중요한 동료, 고객의 이메일은 다른 색으로 구분하라.
  3. 이메일을 열어보기 전에 선별하라.
  4. 중요하지 않은 정보를 계속 받지 않도록 조치를 취하라.

메모의 기술 7가지

  1. 언제 어디서든 메모하라.
    • 머릿속에 떠오른 생각은 그 자리에서 바로 기록하는 것이 메모의 법칙이다.
      • 목욕할 때, 산책할 때, 잠들기 전 등 언제 어디서든 메모한다.
      • 늘 지니고 다니는 것, 늘 보이는 곳에 메모한다.
  2. 주위 사람들을 관찰하라.
    • 독자적인 방법을 고안할 능력이 있다면 자신만의 방법을 터특하면 되지만, 그럴 능력이 없다면 우선 눈에 보이는 것부터 시작하는 것이 최우선이다. 즉 일을 잘하는 사람의 방법을 보고 배우는 것이다.
      • 일을 잘하는 사람을 관찰하고 따라한다.
      • 일을 잘하는 사람과 자신을 비교할 수 있는 알람표를 만들어본다.
      • 회의 내용이 지루하면 다른 사람들을 관찰한다.
  3. 기호와 암호를 활용하라.
    • 메모할 때 반드시 ‘글자‘만 쓰란 법은 없다. 자신이 보고 무슨 내용인지 알 수 있으면 된다.
      중요한 것은 자신만의 메모 흐름을 만드는 것이다.
  4. 중요사항은 한눈에 띄게 하라.
    • 메모하는 방법에는 정답이 없다.
      시간이 지난 후 다시 검토했을 때 중요한 부분이 한눈에 들어오는 것이 좋은 메모이다. 

      • 중요한 사항에는 밑줄을 긋는다.
      • 좀 더 중요한 사항은 동그라미로 표시한다.
      • 삼색 볼펜을 사용해 내용과 중요도를 구분한다.
      • 중요한 내용은 별도로 요약한다.
  5. 메모하는 시간을 따로 마련하라.
    • 하루에 한 번이라도 수첩과 펜을 드는 습관이 생기면 특별히 노력하지 않아도 자연스럽게 메모하게 된다.
      • 메모만을 목적으로 하는 시간을 갖는다.
      • 일부러 커피숍을 찾거나 생각을 정리해 주는 여행을 떠난다.
      • 적어도 일주일에 한 번, 한 시간이라도 혼자만의 시간을 갖고 생각나는 것을 메모한다.
  6. 메모를 데이터베이스로 구축하라.
    • 메모는 어떤 형태로 남겨두면 훗날 효력을 발휘한다.
      데이터베이스를 만드는 가장 중요한 목적은 ‘정리한 후 잊어버리자‘이다. 

      • 메모는 어떤 형태로 남겨둔다.
      • 메모를 모아 책 한권으로 만든다.
      • 메모와 자료를 주제별로 문서 보관 상자에 넣어 데이터베이스화 한다.
  7. 메모를 재활용해라.
    • 예전의 메모를 다시 읽어보는 습관부터 기른다.
    • 메모한 것들은 날짜별 혹은 주제별로 정리한다.
    • 정리된 메모를 문서 보관 상자에 보관한다.
    • 다시 읽을 때는 느낀 점이나 아이디어를 다른 색 펜으로 적어둔다.