서류 정리의 4단계(TRAF 시스템)

1. 서류에 관심이 없는가? 그러면 버린다.(Toss)
2. 다른 동료에게 도움이 되는가? 그러면 전달한다.(Refer)
3. 처리하기를 원하는가? 그러면 지금 처리한다.(Act on)
4. 나중에 한 번 더 봐야 하는가? 그러면 찾기 쉽게 파일한다.(File)

이메일 관리의 4가지 비법

1. 전체 메시지를 한 줄의 주제문으로 압축하라
2. 상사, 중요한 동료, 고객의 이메일은 다른 색으로 구분하라.
3. 이메일을 열어보기 전에 선별하라.
4. 중요하지 않은 정보를 계속 받지 않도록 조치를 취하라.

1. 언제 어디서든 메모하라.
   • 머릿속에 떠오른 생각은 그 자리에서 바로 기록하는 것이 메모의 법칙이다.
     • 목욕할 때, 산책할 때, 잠들기 전 등 언제 어디서든 메모한다.
     • 늘 지니고 다니는 것, 늘 보이는 곳에 메모한다.
2. 주위 사람들을 관찰하라.
   • 독자적인 방법을 고안할 능력이 있다면 자신만의 방법을 터특하면 되지만, 그럴 능력이 없다면 우선 눈에 보이는 것부터 시작하는 것이 최우선이다. 즉 일을 잘하는 사람의 방법을 보고 배우는 것이다.
     • 일을 잘하는 사람을 관찰하고 따라한다.
     • 일을 잘하는 사람과 자신을 비교할 수 있는 알람표를 만들어본다.
     • 회의 내용이 지루하면 다른 사람들을 관찰한다.
3. 기호와 암호를 활용하라.
   • 메모할 때 반드시 ‘글자‘만 쓰란 법은 없다. 자신이 보고 무슨 내용인지 알 수 있으면 된다.
     중요한 것은 자신만의 메모 흐름을 만드는 것이다.
4. 중요사항은 한눈에 띄게 하라.
   • 메모하는 방법에는 정답이 없다.
     시간이 지난 후 다시 검토했을 때 중요한 부분이 한눈에 들어오는 것이 좋은 메모이다. 
     • 중요한 사항에는 밑줄을 긋는다.
     • 좀 더 중요한 사항은 동그라미로 표시한다.
     • 삼색 볼펜을 사용해 내용과 중요도를 구분한다.
     • 중요한 내용은 별도로 요약한다.
5. 메모하는 시간을 따로 마련하라.
   • 하루에 한 번이라도 수첩과 펜을 드는 습관이 생기면 특별히 노력하지 않아도 자연스럽게 메모하게 된다.
     • 메모만을 목적으로 하는 시간을 갖는다.
     • 일부러 커피숍을 찾거나 생각을 정리해 주는 여행을 떠난다.
     • 적어도 일주일에 한 번, 한 시간이라도 혼자만의 시간을 갖고 생각나는 것을 메모한다.
6. 메모를 데이터베이스로 구축하라.
   • 메모는 어떤 형태로 남겨두면 훗날 효력을 발휘한다.
     데이터베이스를 만드는 가장 중요한 목적은 ‘정리한 후 잊어버리자‘이다. 
     • 메모는 어떤 형태로 남겨둔다.
     • 메모를 모아 책 한권으로 만든다.
     • 메모와 자료를 주제별로 문서 보관 상자에 넣어 데이터베이스화 한다.
7. 메모를 재활용해라.
   • 예전의 메모를 다시 읽어보는 습관부터 기른다.
   • 메모한 것들은 날짜별 혹은 주제별로 정리한다.
   • 정리된 메모를 문서 보관 상자에 보관한다.
   • 다시 읽을 때는 느낀 점이나 아이디어를 다른 색 펜으로 적어둔다.